Přijatou fakturu můžete do Simbily dostat dvěma způsoby: nahrát soubor a nechat z něj údaje vytěžit, nebo ji vyplnit ručně. Třetí cestou je e-mailová schránka, kam vám dodavatelé posílají faktury sami.
.isdoc, .isdocx), JPG, PNG, WEBP a GIF. Elektronickou fakturu
ve formátu ISDOC Simbila přečte přesně a bez AI, stejně jako PDF s vloženým ISDOC.Když nahrajete jeden soubor, aplikace rovnou otevře formulář faktury s vytěženými údaji ke kontrole. U více souborů se jen vypíše, kolik faktur vzniklo, a otevřete si je ze seznamu.
Stejná funkce je i na Přehledu pod tlačítkem Importovat fakturu – na mobilu nabídne rovnou fotoaparát, takže doklad vyfotíte a máte ho v systému.
Nahraný soubor se zpracuje úplně stejně jako faktura, která přijde e-mailem. Dodavatele Simbila najde mezi vašimi zákazníky podle IČO, případně podle přesného názvu. Když ho nenajde, doplní si údaje z rejstříku ARES (nebo z faktury) a firmu založí. Když už čeká nespárovaná platba se stejným variabilním symbolem a částkou, rovnou se s fakturou spáruje.
Když se dokument nepodaří přečíst (například došel AI kredit), faktura se i tak založí s přiloženým souborem a upozorníme vás, že údaje je potřeba doplnit ručně.
Údaje faktury přečtené AI čekají ve stavu Ke kontrole, dokud je nepotvrdíte tlačítkem Údaje jsou v pořádku v detailu faktury. ISDOC je zkontrolovaný rovnou. Na kontrole údajů nezávisí schválení: fakturu schválí pravidlo nebo spárovaná platba – viz Přijaté faktury, kontrola údajů a schvalování.
Vytěžení dělá automat a může se splést, proto údaje po importu vždy zkontrolujte proti dokladu. Ve formuláři faktury se vlevo zobrazí náhled přiloženého dokumentu, takže můžete porovnávat, aniž byste přepínali okna.
Když si automatická kontrola není jistá, zobrazí se nad formulářem upozornění Zkontrolujte vytěžená data a dotčená pole se zvýrazní. Hlášky upozorňují například na neplatné IČ, nečitelné datum, splatnost dřív než datum vystavení nebo na to, že součet položek nesedí na celkovou částku.
Pokud vytěžení dopadlo špatně, můžete ho zopakovat: v náhledu přílohy klikněte na Znovu analyzovat OCR, nebo v detailu faktury u přílohy na Vytěžit dokument. Údaje faktury a položky se tím přepíšou daty z dokumentu a odečtou se AI kredity – aplikace se předtím zeptá. Kredity spravujete v AI asistentovi.
Formulář je stejný jako u vystavené faktury – popisuje ho článek Jak vystavit fakturu a Položky faktury a DPH. Rozdíl je jen v přepínači Odchozí (Vydaná) / Příchozí (Přijatá) v záhlaví formuláře a v tom, že se u přijaté faktury nenabízí online platba, automatická upomínka ani nastavení OSS.
Doklad si přiložte v detailu faktury v kartě Přílohy, ať máte originál po ruce.