Pravidla příchozích faktur

Pravidla schválí nebo naplánují přijatou fakturu za vás, když splní všechny zadané podmínky, a mohou za vás potvrdit i údaje, které z dokladu přečetla AI. Typicky je nastavíte pro drobné opakované faktury od stálých dodavatelů, ať je nemusíte proklikávat.

V menu klikněte na Nastavení a v levém sloupci na Pravidla příchozích, nebo použijte odkaz Nastavení → Pravidla příchozích.

Založení pravidla

Klikněte na Nové pravidlo a vyplňte:

• Název pravidla – povinný, ukáže se i v historii faktury.
• Priorita – číslo od jedné výš, výchozí 100. Pravidla se zkoušejí od nejnižšího čísla a použije se první, které sedí.
• Dodavatel (firma) – začněte psát název a vyberte firmu z adresáře. Prázdné pole znamená Libovolného dodavatele – pravidlo pak platí pro faktury všech dodavatelů.
• Max. částka – horní hranice celkové částky faktury. Prázdné pole znamená bez limitu.
• Typ faktury – Faktura, Proforma nebo Storno; prázdné znamená Libovolný typ.
• Akce – Automaticky schválit, Automaticky naplánovat nebo Neschvalovat (jen kontrola údajů).
• Dní do platby – jen u akce Automaticky naplánovat. Plánované datum bude dnešek plus zadaný počet dní.
• Označit údaje přečtené AI jako zkontrolované – viz část Kontrola údajů pravidlem níže.
• Aktivní – vypnuté pravidlo se nepoužije.

Uložíte tlačítkem Uložit. Beze jména se pravidlo neuloží.

Seznam pravidel

Tabulka má sloupce Priorita, Název pravidla, Akce, Kontrola údajů, Dodavatel (firma), Max. částka a Aktivní. Ikona tužky otevře úpravu, ikona koše pravidlo po potvrzení smaže.

Kontrola údajů pravidlem

Faktura, jejíž údaje přečetla AI, čeká ve stavu Ke kontrole, dokud je někdo nepotvrdí. Pravidlo se zaškrtnutým Označit údaje přečtené AI jako zkontrolované to udělá za vás – je to jako říct „u tohohle dodavatele AI věřím“. Pravidlo bez podmínek platí pro všechny faktury; s dodavatelem a limitem částky ho zúžíte.

Pravidlo údaje nepotvrdí, když:

• vytěžení má varování – nesedí součet položek na celkovou částku, IČO neprojde kontrolou, DIČ má neznámý formát, číslo dokladu se muselo zkrátit, položky se slučovaly,
• AI doklad nepřečetla (například došly AI kredity),
• dodavatele právě založil import – první faktura od nového dodavatele je nejčastější místo chyb. Pokud to chcete dovolit, zaškrtněte I u dodavatele, kterého import právě založil.

Pak faktura zůstane Ke kontrole a v její Historii je napsané, které pravidlo ji nepotvrdilo a proč. Potvrzené údaje mají v detailu faktury poznámku automaticky pravidlem „…“, takže je dohledatelné, kdo za kontrolu odpovídá.

Schválení a kontrola údajů na sobě nezávisí: pravidlo s akcí Neschvalovat (jen kontrola údajů) údaje potvrdí a schválení nechá na vás nebo na spárované platbě. ISDOC je zkontrolovaný vždy, pravidlo ho nepotřebuje.

Pravidlo pro konkrétního dodavatele

Pole Dodavatel (firma) omezuje pravidlo na jednu firmu; v tabulce pravidel je ve sloupci Dodavatel (firma) její název. Pravidlo bez dodavatele platí pro Libovolného dodavatele.

Pravidlo pro dodavatele vytvoříte i rovnou z e-mailové schránky u zpracované zprávy volbou Automaticky schvalovat faktury od {firmy} do částky. Tady ho pak můžete upravit nebo smazat.

U volby Označit údaje přečtené AI jako zkontrolované bez dodavatele formulář upozorní, že pravidlo potvrdí údaje faktur všech dodavatelů – omezte ho na konkrétního dodavatele, nebo aspoň na max. částku.

Co pravidlo udělá

Při vytvoření nebo importu přijaté faktury se najde první vyhovující pravidlo a faktura se rovnou přepne do stavu Schválená nebo Naplánovaná – i faktura, jejíž údaje přečetla AI a čekají Ke kontrole: schválení a kontrola údajů na sobě nezávisí. Do karty Historie v detailu faktury se zapíše, které pravidlo to udělalo.

Pravidlo nepotřebujete pro faktury, které platíte: spárovaná platba fakturu ve stavu Ke schválení schválí sama.

Stavy schvalování a ruční posun faktury popisuje článek Přijaté faktury, kontrola údajů a schvalování.