Do e-mailové schránky padají zprávy, které dorazily na vaši adresu pro příjem faktur. Než z nich vzniknou přijaté faktury, můžete je zkontrolovat.
Otevřete ji v menu Přijaté doklady na kartě E-mailová schránka, nebo tlačítkem E-mailová schránka nad seznamem přijatých faktur. Počet zpráv, které čekají na zpracování, ukazuje číslo u položky Přijaté doklady v menu. Adresu pro příjem nastavíte podle článku Příjem faktur e-mailem.
Zprávy jsou rozdělené do tří skupin, u každé je počet:
Tabulka má sloupce Přijato, Odesílatel, Předmět, Přílohy, Stav a Vzniklé faktury s odkazy na doklady. Kliknutím na řádek otevřete detail zprávy.
| Stav | Co znamená |
|---|---|
| Čeká na rozhodnutí o odesílateli | odesílatel není mezi povolenými, zpráva čeká na vás |
| Přijato | zpráva je přijatá ke zpracování |
| Zpracovává se | právě se z příloh tvoří faktury |
| Čeká na AI kredity | zpracování pokračuje, jakmile bude kredit |
| Zpracováno | z přílohy vznikla faktura |
| Čeká na kontrolu | nepodařilo se jednoznačně vybrat, co je faktura |
| Odmítnuto, Selhalo, Vypršelo | zpráva se nezpracovala, důvod je v detailu |
Nahoře je souhrn: Odesílatel, Přijato, Velikost, Stav a výsledky ověření odesílatele SPF, DKIM, DMARC a Spam skóre. Hodnoty V pořádku, Selhalo, Neutrální, Není k dispozici nebo Neznámé vám napoví, jestli zpráva opravdu přišla od toho, kdo je uvedený jako odesílatel.
Pod tím je text zprávy a tabulka Kandidáti (přílohy a odkazy) – tedy všechno, z čeho by faktura mohla vzniknout. U každého kandidáta je Typ (Příloha nebo Odkaz), název souboru, Stav, Důvod, odkaz na vzniklou Fakturu a sloupec Kontrola s počtem nalezených nesrovnalostí, případně značkou OK.
Podle stavu se u kandidáta nabízí tlačítka:
V dialogu Zpracovat kandidáta můžete připsat Poznámku pro agenta (například „dodací listy nikdy nejsou faktury“). Volba Zapamatovat volbu pro tohoto odesílatele je zapnutá – vaše rozhodnutí se uloží a příště se použije jako příklad u zpráv od stejného odesílatele. Uložené volby uvidíte v Příjmu faktur e-mailem v sekci Zapamatované volby.
Když dodavatel pošle stejnou fakturu znovu (třeba jako přílohu upomínky), nová faktura nevznikne. Kandidát zůstane ve stavu Přeskočena a v Důvodu uvidíte, které již přijaté faktuře odpovídá. Za duplikát se považuje:
Pokud původní fakturu smažete, stejný dokument se při dalším příchodu zpracuje znovu. Když jde opravdu o jinou fakturu, použijte Zpracovat tento. Faktura vznikne a v kontrole bude mít upozornění, že faktura se stejným číslem už je zaevidovaná.
U zprávy ve stavu Čeká na rozhodnutí o odesílateli jsou dole tlačítka Povolit odesílatele a Zakázat odesílatele. Aplikace se zeptá, jestli má rozhodnutí platit Pouze tato e-mailová adresa, nebo Celá doména.
Po povolení se zadržené zprávy od tohoto odesílatele zpracují. Pravidla odesílatelů pak spravujete v Příjmu faktur e-mailem.
Když ze zprávy vznikla faktura, nabídne se dole volba Automaticky schvalovat faktury od {firmy} do částky. Zaškrtnete ji, zadáte Maximální částku a kliknete na Vytvořit pravidlo schvalování. Pravidlo se objeví v Pravidlech příchozích faktur.
Při vytvoření přijaté faktury Simbila hledá již evidovanou nespárovanou odchozí bankovní platbu se stejným variabilním symbolem, měnou a částkou zbývající k úhradě. Pokud odpovídá právě jedna platba a jedna faktura, propojí je. Nevytváří další platbu a zachová původní datum i bankovní účet. Pokud platba dorazí až po faktuře, spáruje ji bankovní import.
Text „zaplaceno“ nebo „uhrazeno kartou“ na dokladu je informace dodavatele, nikoli potvrzení pohybu na vašem účtu. Vytěžení ji uchová a detail faktury zobrazí upozornění, dokud úhrady nepokryjí celou částku. Nejprve zkontrolujte již evidované platby; novou ruční úhradu zadávejte až po ověření skutečné platby a účtu nebo pokladny.
Chybějící VS, více možných shod, rozdílná měna, částečné a hromadné úhrady vyžadují ruční kontrolu. Automatické párování nesčítá různé pohyby ani nerozděluje jednu platbu mezi několik faktur. Samotný uvedený způsob platby nebo QR kód neznamená zaplacení.