Novou fakturu založíte v menu Vydané doklady (karta Faktury) tlačítkem Nová faktura, nebo rovnou odkazem Nová faktura. Otevře se formulář Nová faktura.
Než vystavíte první doklad, doplňte údaje o své firmě – tisknou se v hlavičce každé faktury. Postup je v článku Nastavení firmy.
Zákazník je jediné povinné pole. Začněte psát název a vyberte firmu z nabídky.
Když mezi vašimi zákazníky žádná firma neodpovídá (a napsali jste aspoň tři znaky), nabídka ukáže české firmy se stejným názvem z rejstříku ARES – poznáte je podle štítku ARES a IČO pod názvem. Po výběru aplikace zákazníka sama založí: doplní název, IČ, DIČ a adresu z ARES a u plátců DPH i bankovní účet zveřejněný v registru plátců DPH. Když už zákazníka se stejným IČ máte (třeba pod jiným názvem), použije se ten.
Zákazníka můžete založit i ručně – klikněte vedle pole na Nový zákazník; po uložení se do formuláře vrátíte.
Typ faktury přepíná mezi běžnou fakturou a proformou (zálohovou fakturou). Po změně typu se přečísluje i Číslo faktury, protože každý typ má vlastní číselnou řadu – viz Nastavení faktur a číselných řad.
Číslo faktury se předvyplní dalším volným číslem v řadě. Můžete ho přepsat, ale pak si hlídejte, aby čísla nešla přes sebe.
Variabilní symbol se odvodí z čísla faktury. Když ho vyplníte sami, zůstane vaše hodnota.
Typ platby vybíráte ze seznamu (například Bankovní převod, Hotovost, Platební karta). Tiskne se na faktuře.
Datum vystavení je předvyplněné dnešním dnem. Datum splatnosti se dopočítá jako datum vystavení plus počet dní nastavený v nastavení faktur; když datum vystavení změníte, splatnost se přepočítá. Datum zdanitelného plnění vyplňujete jen tehdy, když se liší od data vystavení.
Projekt je nepovinný – slouží k rozdělení faktur podle zakázek, viz Projekty.
Každý řádek má Popis, Počet, Cena/ks, u plátců DPH i Cena s DPH a DPH %, a dopočítaný sloupec Celkem. Další řádek přidáte tlačítkem Přidat položku, přebytečný smažete ikonou koše na konci řádku (poslední řádek smazat nejde).
Podrobnosti o počítání DPH a o tom, které pole je rozhodující, jsou v článku Položky faktury a DPH.
Pod položkami vidíte průběžný součet Celkem bez DPH a Celkem s DPH.
Sekce Rozšířená nastavení je sbalená a obsahuje pole, která obvykle nepotřebujete:
Poznámky – Veřejná poznámka se tiskne na faktuře, Interní poznámka je jen pro vás. Vlastní záhlaví a Vlastní zápatí přepíší texty nastavené pro celý účet.
Platební symboly – Konstantní symbol, Specifický symbol, Číslo objednávky.
Měna a jazyk – Měna, Kurz a Jazyk dokladu.
Režim DPH – do kterých řádků přiznání k DPH a kontrolního hlášení faktura patří, viz Přiznání k DPH, kontrolní a souhrnné hlášení.
OSS – prodej spotřebitelům v EU (dříve MOSS) – vyplňte jen u prodeje spotřebiteli (osobě bez DIČ) v jiném státě EU, který daníte v režimu jednoho správního místa (OSS). Obvykle jde o situaci, kdy vaše prodeje spotřebitelům v jiných státech EU překročí 10 000 EUR za rok, pod limitem se účtuje česká DPH.
Údaje se přenášejí do exportu pro Pohodu. Faktura v režimu OSS se v přiznání k DPH uvede jen základem na řádku 24, daň se přiznává v přiznání OSS.
Formulář uložíte tlačítkem Nová faktura dole (u už založené faktury Uložit změny). Aplikace potvrdí uložení hláškou a otevře detail faktury, odkud fakturu odešlete nebo stáhnete.
Když má váš tarif měsíční limit faktur a je vyčerpaný, formulář se nezobrazí a místo něj uvidíte upozornění Limit faktur vyčerpán s odkazem na Váš účet a tarif.
Vystavením faktura ještě neodchází zákazníkovi – odešlete ji z detailu, viz Odeslání faktury e-mailem.