Evidence plateb a párování s fakturami

V menu Platby je evidence všech úhrad – přijatých i zaplacených. Platba může být přiřazená k faktuře, nebo stát samostatně.

Zaevidování úhrady k faktuře

Nejjednodušší cesta vede přes fakturu:

1. Otevřete detail faktury.
2. Klikněte na Zaznamenat platbu.
3. Vyplňte Částku, Datum a čas platby, Typ platby, Bankovní účet / pokladnu a případně Poznámku.
4. Potvrďte tlačítkem Uložit.

Platba se objeví v kartě Platby v detailu faktury, sníží částku Zbývá uhradit a faktura se při plné úhradě přepne do stavu Zaplacena.

Částku můžete zadat i nižší, než je celková – faktura pak zůstane částečně uhrazená.

Samostatná platba

Platbu bez faktury založíte v menu Platby tlačítkem Nová platba. Kromě částky, data, typu a poznámky vyplňujete i:

• Směr – Příjem (in) nebo Výdaj (out),
• Bankovní účet / pokladna – vyberte účet, kam peníze patří; bez výběru se použije výchozí pokladna pro hotovost, jinak výchozí bankovní účet,
• Projekt,
• DPH % (jen u plátce DPH),
• Měna a Konverzní kurz,
• Faktura, ke které platbu přiřadíte.

Výběr faktury

Do pole Faktura začněte psát číslo faktury, název firmy, variabilní symbol, IČO nebo ID faktury (číslo ze sloupce ID v seznamu faktur), případně rozbalte nabídku šipkou. Nabízejí se jen nezaplacené (i částečně uhrazené) faktury, které odpovídají Směru platby:

• Příjem (in) – vydané faktury vašim odběratelům,
• Výdaj (out) – přijaté faktury od dodavatelů.

U každé faktury vidíte, kolik z ní zbývá uhradit a do kdy je splatná. Když nejdřív vyplníte Částku, nabídnou se na prvním místě faktury, u kterých zbývá uhradit právě tolik. Po změně Směru se výběr faktury zruší.

Jakmile fakturu vyberete, zmizí pole Projekt, DPH %, Měna a Konverzní kurz – tyto údaje se převezmou z faktury.

U už zaevidované platby, například z bankovního výpisu, zůstane měna platby taková, v jaké přišla. Když vyberete fakturu v jiné měně, objeví se pole Uhrazeno z faktury: kolik z faktury platba uhradila v měně faktury. Předvyplněná je celá zbývající částka. Více v článku Párování plateb.

Import bankovního výpisu ABO/GPC

1. V menu Platby klikněte na Import ABO/GPC.
2. Vyberte aktivní Bankovní účet / pokladnu typu bankovní účet a Soubor výpisu stažený z bankovnictví. Číslo účtu musí být vyplněné v nastavení bankovnictví.
3. Klikněte na Zobrazit náhled. Zkontrolujte účet, měnu, částky a označení Nová platba nebo Již evidována.
4. Klikněte na Potvrdit import. Po dokončení se zobrazí počet importovaných a přeskočených plateb.

Import přijímá textové výpisy .gpc, .abo a .txt do 2 MB a 2000 plateb, nikoli soubory platebních příkazů KPC. Podporuje běžné záznamy 074/075 a doplňující texty 078/079, ediční i vnitřní formát čísla účtu, Windows-1250 a UTF-8. Měna se přebírá z vybraného bankovního účtu; u Fio se navíc ověřuje podle kódu ve výpisu. Při exportu proto vždy zvolte odpovídající měnovou složku účtu. Neúplný výpis, neznámý typ záznamu nebo nesouhlas zůstatků import zastaví.

Nové platby se uloží bez přiřazení k faktuře. Přiřadit je můžete následně v poli Faktura. Výplatu platební brány import pozná a zaúčtuje jako převod (Výplata brány (převod)). Ve stejném dialogu nahrajete i výpis obchodního účtu GoPay: vyberte účet GoPay místo bankovního účtu, viz Výplaty platebních bran. Platby již zavedené e-mailem si při rozpoznané shodě zachovají původní ID, poznámku i případné přiřazení k faktuře.

Opakovaný import a e-mailová oznámení

Stejný výpis můžete nahrát znovu. Import rozpoznává jednotlivé bankovní položky, proto funguje i pro překrývající se období nebo jiný název souboru. Kontroluje také platby přijaté e-mailem či bankovním API. Rozpoznaná shoda nevytváří druhou platbu; funguje i opožděný e-mail po importu výpisu.

Pokud nelze shodu spolehlivě určit (například více stejných plateb, rozdílná data nebo chybějící VS a protiúčet), zobrazí se chyba s číslem řádku. V takovém případě se neuloží žádná část importu. Porovnejte výpis s evidencí a požádejte podporu o kontrolu; původní platbu nemažte jen proto, aby import prošel.

Párování s fakturami

Platba se s fakturou spáruje jedním ze tří způsobů:

• ručně – zaevidujete ji z detailu faktury, nebo ji v dialogu platby vyberete v poli Faktura, viz Výběr faktury výše;
• automaticky z banky – když máte napojené bankovnictví, Simbila přiřadí platbu při jednoznačné shodě symbolu, směru, měny a částky, viz Nastavení bankovnictví;
• online platbou – platba přes bránu se k faktuře přiřadí sama, viz Nastavení online plateb.

Proto na faktuře nechávejte správný Variabilní symbol – bez něj banka platbu nespáruje.

Nespárované platby

Tlačítko Bez faktury nad seznamem plateb zobrazí jen platby, které na fakturu čekají: nejsou k žádné přiřazené a nejsou skryté. Nezobrazí převody mezi vašimi účty (výplaty platebních bran) ani srovnání zůstatku, ty fakturu mít nebudou, viz Výplaty platebních bran. Sem se obvykle podíváte, když vám na faktuře chybí úhrada, kterou jste na účtu viděli – platba nejspíš dorazila bez variabilního symbolu. Otevřete ji tužkou a v poli Faktura vyberte fakturu.

Rychlejší je obrazovka Párování plateb, která ke každé nespárované platbě navrhne fakturu a spáruje ji jedním kliknutím, viz Párování plateb s fakturami.

Odpojení platby

V detailu faktury má každá platba ikonu Odpojit od faktury. Vazba se zruší, ale platba zůstane v evidenci – použijete, když se platba spárovala s nesprávnou fakturou. Ikona koše platbu smaže úplně; obojí aplikace potvrzuje dotazem.

Seznam plateb

Sloupce jsou ID, Datum, Směr, Částka, Bankovní účet / pokladna, Typ, Projekt, Faktura, Poznámka. Filtrovat můžete podle ID, rozsahu dat, směru, rozsahu částky, bankovního účtu nebo pokladny, typu platby, projektu a textu poznámky. Pod tabulkou je Součet: všech odpovídajících plateb.

Tlačítkem Sloupce si sadu sloupců i jejich pořadí upravíte – zaškrtnutím sloupec skryjete nebo vrátíte, tažením za úchyt změníte pořadí, Výchozí obnoví původní nastavení. Volba se uloží ve vašem prohlížeči.

Tlačítko Exportovat XLS stáhne seznam do Excelu i s nastavenými filtry.